A gazdasági társaságok életében bekövetkező változásokhoz rendszerint több társasági jogi jognyilatkozat kötődik, amiket nagyon gyakran különböző földrajzi helyen tartózkodó személyek tesznek. A cégeljárási szabályok ráadásul sok tekintetben bonyolultabbá teszik az ügymenetet az egyszerű magánjogi szerződések megkötéséhez képest. Rostás Péter, a DLA Piper Hungary technológiai jogi szakértője felvázolja, miként lehetne a technológia lehetőségekkel élve egyszerűsíteni a társasági okiratok kiállítását.
A társasági iratok aláírása az eddigi gyakorlat szerint
A társaság megváltozott adatainak cégnyilvántartásba történő bejegyzése a cégbíróság hatáskörébe tartozó változásbejegyzési eljárás keretében történik. Ennek során a kérelemhez csatolni kell a bejegyzendő adatokat alátámasztó okiratokat, amiknek a cégbíróság gyakorlata alapján (BDT.2010.2341.) legalább teljes bizonyító erővel kell rendelkezniük.
Azt, hogy egy Magyarországon kiállott okirat mikor tekinthető teljes bizonyító erejűnek, világosan és viszonylag egyszerűen meghatározzák a vonatkozó jogszabályi rendelkezések. Bonyolultabb a helyzet azonban a külföldön kiállított meghatalmazás és az olyan okiratok esetében, amelyeket valamilyen belföldi eljárásban kívánnak felhasználni.
Külföldön aláírt meghatalmazás és belföldi eljárás céljára kiállított nyilatkozatok
Ha például a változásbejegyzési eljárásra szóló ügyvédi meghatalmazást nem belföldön írják alá, – amely esetben arra elegendő lenne az ügyvezető cégszerű aláírása – akkor az okiratot a kiállítás helye szerint illetékes magyar külképviseleti hatóságnak kellene hitelesítenie vagy felülhitelesítenie, hacsak a kiállítás helye szerinti állammal hatályos nemzetközi szerződés eltérő követelményt nem ír elő. Ilyen szerződés lehet a Magyarország és egy másik (rendszerint volt szocialista) ország közötti kétoldalú megállapodás, vagy a Hágában 1961. október 5-én aláírt nemzetközi Apostille Egyezmény, amelynek majdnem minden fejlett ország a részese (bár Kanada például nem). Az előbbi, kétoldalú megállapodás alapján az ügyvédi meghatalmazásunkra elég lehet egy közjegyzői hitelesítő záradék, az utóbbi esetben viszont a közjegyzői hitelesítés mellett ún. Apostille tanúsítványra is szükség van.
Ugyanez igaz más olyan okiratokra is, amelyeket adott esetben be kell nyújtani a cégbíróságnak a változásbejegyzési kérelem mellékleteként, és amelyeket magyarországi keltezés esetén elegendő lenne cégszerűen aláírni, vagy két tanú aláírásával ellátni (pl. az ügyvezetői kinevezés elfogadása, a kézbesítési megbízás, a székhelyhasználati nyilatkozat stb.).
Külföldön aláírt tagi határozat belföldi ellenjegyzése
A társasági szerződést is módosító tagi határozat esetében még bonyolultabb az eljárás, hiszen azt a változásbejegyzési kérelmet benyújtó ügyvéd ellenjegyzésével is el kell látni.
Főszabály szerint az ügyvéd csak akkor ellenjegyezhet egy okiratot, ha azt az aláíró – miután az ügyvéd a személyazonosságáról megbizonyosodott – előtte írta alá vagy aláírását előtte sajátjaként elismerte. Ha pedig mégsem jelenne meg az ügyvéd előtt az aláíró személyesen, akkor az okirat csak akkor jegyezhető ellen, ha az aláírást más megfelelően hitelesítette.
Ez az okirat külföldi kiállítása esetében történhet közjegyzői hitelesítés, közjegyzői hitelesítés és Apostille tanúsítvány, vagy konzuli tisztviselő hitelesítése útján attól függően, hogy az aláírás helye szerinti ország milyen nemzetközi szerződéseknek a részese.
Már rendelkezésre álló technológiai megoldások – a minősített elektronikus aláírás
Ahogyan arról az előző cikkünkben írtunk, az elektronikus okirat teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül, ha azt minősített elektronikus aláírással látják el. Az előző példánkban említett ügyvédi meghatalmazás esetében tehát ahelyett, hogy a külföldön aláíró személy a külképviseleti hatóság hitelesítésével, illetve felülhitelesítésével vagy a közjegyzői hitelesítés és az Apostille tanúsítvány beszerzésével bajlódna, megtehetné, hogy azt az aláírókártyájával kevesebb mint fél perc alatt elektronikus úton aláírja.
Ennek a megoldásnak a másik nagy előnye, hogy az aláíró gyakorlatilag bárhol tartózkodhat, amikor minősített elektronikus aláírással látja el a dokumentumot, a digitális térben ugyanis nem értelmezhető az aláírás helye. Nincs még ugyan erre kialakult bírói gyakorlat, de álláspontunk szerint nincs annak jelentősége, hogy az elektronikus aláíró éppen mely országban tartózkodott, amikor a laptopján aláírta az adott dokumentumot az aláíró eszközével.
Meglátásunk szerint mindez illeszkedik abba a logikai rendszerbe, ami alapján az EU-ban közvetlenül alkalmazandó eIDAS rendelet szerinti minősített bizalmi szolgáltatók a minősített elektronikus aláírás szolgáltatásukat nyújtják. Ennek igénylésekor ugyanis a felhasználónak személyesen meg kell jelennie a bizalmi szolgáltatónál, aki a személyazonosító okmányok ellenőrzésével azonosítja az ügyfelét és kiad számára egy olyan eszközt (pl. aláírókártyát vagy aláírókulcsot), amiből csak egy van és az csak a felhasználó birtokában lehet, ahogyan az ahhoz tartozó pin kódot is csak a felhasználó ismerheti. Véleményünk szerint, ha mindez megtörtént az EU területén az eIDAS rendeletnek megfelelően, onnantól kezdve már irreleváns, hogy az aláírókártyáját a felhasználó milyen földrajzi helyen használja.
A fent említett eIDAS rendelet szerint az egyik tagállamban kibocsátott minősített tanúsítványon alapuló minősített elektronikus aláírást az összes többi tagállamban el kell ismerni minősített elektronikus aláírásként. Vagyis a magyar cégbíróság előtti változásbejegyzési eljárásban az ügyvédi meghatalmazás például nemcsak akkor fogadható el, ha azt a magyar minősített bizalmi szolgáltatók egyike – azaz a Microsec Zrt. vagy a Netlock Kft. – által kibocsátott aláírókártyákkal létrehozott minősített elektronikus aláírással látták el, hanem akkor is, ha az aláíráshoz bármely más tagállamban lévő, de az eIDAS rendeletnek megfelelő és az adott tagállam ún. bizalmi listáján szereplő minősített bizalmi szolgáltató aláíróeszközét használta az aláíró.
Ráadásul az eIDAS rendelet szerinti bizalmi szolgáltatók – bár nekik az EU-ban kell székhellyel rendelkezniük – a szolgáltatásukat nem csak tagállami állampolgároknak nyújthatják. Ennek következtében akár egy amerikai állampolgár is igényelhet minősített elektronikus aláírás létrehozására szolgáló minősített tanúsítványt, és onnantól kezdve az aláíróeszközét használhatja bárhol.
Azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés (AVDH)
A NISZ Zrt. által lehetővé tett azonosításra visszavezetett szolgáltatást az ügyfélkapuval rendelkezők vehetik igénybe. Bár nem túl gyakori, lehetséges, hogy külföldi állampolgároknak is legyen magyar ügyfélkapuja, így ők is tudnak AVDH-zni. Ennél sokkal fontosabb azonban, hogy az AVDH-zás esetén sincs jelentősége annak, hogy az aláíró milyen földrajzi helyen tartózkodik, miközben felkeresi a NISZ Zrt. honlapját és megadja az ügyfélkapus jelszavát az AVDH-záshoz.
eSzemélyi
Az eSzemélyivel ingyenesen létrehozható elektronikus aláírás ugyanolyan – eIDAS rendeletnek megfelelő – minősített elektronikus aláírás mint a másik két magyar bizalmi szolgáltató által kiadott tanúsítványon alapuló minősített elektronikus aláírás. Az eSzemélyihez kapcsolódó elektronikus aláírás szolgáltatás azonban csak magáncélra használható az új típusú igazolvány igénylésekor a NISZ Zrt-vel megkötendő szolgáltatási szerződés értelmében. A szolgáltatás használata bármilyen üzleti, munkahelyi vagy egyéb szakmai tevékenység céljából nem megengedett.
Véleményünk szerint az eSzemélyivel aláírt elektronikus okirat teljes bizonyító erejét (és írásbelinek minősülését) nem érinti, ha a minősített elektronikus aláírás szolgáltatást nem a NISZ Zrt-vel létrejött magánjogi szerződéssel összhangban használták. Ez felvet ugyan kötelmi jogi kérdéseket, de azok a két fél – az eSzemélyi birtokosa és a NISZ Zrt. – közötti jogviszonyban vizsgálandók.
Távellenjegyzés
Mint azt korábban már említettük, az ügyvédi ellenjegyzéshez főszabály szerint az aláírónak személyesen meg kell jelennie az ügyvéd előtt, hogy az okiratot az ügyvéd előtt aláírja vagy az okiraton lévő aláírását sajátjaként ismerje el. Ennek a folyamatát hivatott leegyszerűsíteni az ügyvédi tevékenységről szóló törvény azon rendelkezése, ami lehetővé teszi, hogy az ellenjegyzés videotelefon (azaz hangot és videofelvételt egyszerre rögzítő alkalmazás, pl. Skype, Zoom stb.) útján történjen.
Röviden összefoglalva ez úgy történhet, hogy az ügyvéd és a bárhol máshol tartózkodó aláíró fél becsatlakoznak ugyanabba a videóhívásba, amit az ügyvéd rögzít. A felvételen látszódnia kell, hogy az ügyfél saját kezével aláírja az okiratot, amit majd később postai úton vagy futárral megküld az ügyvédnek, aki azt a hagyományos módon a szárazbélyegzőjével ellenjegyzi. A másik elfogadott forgatókönyv szerint az ügyfél előbb aláírja az okiratot, majd megküldi az ügyvédnek és a videóhívásban a felmutatott okiraton szereplő aláírását sajátjaként ismeri el, az ügyvédi ellenjegyzés pedig ezt követően történik.
Amellett, hogy az ügyvédnek és az ügyfelének nem kell személyesen találkozniuk, a távellenjegyzés másik nagy előnye, hogy irreleváns az okirat aláírásának a helye, így nem kell bajlódni konzuli tisztviselői vagy közjegyzői hitelesítéssel, illetve az Apostille tanúsítvány beszerzésével.
Elektronikus okirat ellenjegyzése
Még a távellenjegyzésnél is egyszerűbben történhet az ügyvédi ellenjegyzés, ha az okirat elektronikus változatát az ügyfél minősített elektronikus aláírással látja el vagy AVDH-za. Ezt követően ugyanis az ügyvéd elektronikus úton ellenjegyezheti az okiratot akként, hogy az ügyvédi tevékenységről szóló törvény, valamint a vonatkozó kamarai tájékoztatónak megfelelően a saját minősített elektronikus aláírását és időbélyegzőt helyez el az okiraton.
Elektronikus Apostille Program
Végezetül érdemes még megemlíteni azt is, hogy egyre több ország csatlakozik az Elektronikus Apostille Programhoz (röviden e-APP). Elektronikus Apostille tanúsítvánnyal azokat a hatóság által elektronikus formában kiállított közokiratokat lehet ellátni, amelyeket valamely harmadik országban kívánnak felhasználni. Ilyen lehet például a külföldi székhelyű társasági tag cégkivonata, amit bizonyos esetekben csatolni kell a magyar cégbíróságnak benyújtott változásbejegyzési kérelemhez. Az e-APP szerves részét képezi egy elektronikus nyilvántartás is, amely tartalmazza minden egyes elektronikus Apostille tanúsítvány nyilvántartási számát. Ennek segítségével a közokirat felhasználási helye szerinti ország hatósága könnyedén leellenőrizheti a hozzá benyújtott elektronikus okirat hitelességét.
Bár Magyarország ehhez a programhoz még nem csatlakozott, az e-APP-nak vélhetőleg csak az EU-n kívüli országokban felhasználandó elektronikus okiratok esetében lesz jelentősége, hiszen a magyar hatóságoknak az általuk kiállított elektronikus okiraton elhelyezett minősített elektronikus aláírását vagy minősített elektronikus bélyegzőjét az eIDAS rendelet alapján már most is valamennyi tagállamban el kell ismerni minősített elektronikus aláírásként, illetve bélyegzőként.
