A járványhelyzet a vállalatok döntéshozatali folyamatait, ügyvezetését is felforgatja. A kormány rendeletében (102/2020) szabályozott különleges társasági jogi rendelkezések megkönnyítik az akadályoztatva levő cégtulajdonosok és a cégek irányító testületei részére a döntéshozatalt annak érdekében, hogy a megfelelő és törvényes működés biztosítva legyen – ez a hamarosan következő mérlegelfogadási időszak miatt különösen aktuális. Ugyanakkor az új szabályok új teendőket is hárítanak a cégekre – hívja fel a figyelmet Orosz Dániel és Fehérváry Ákos, a Baker McKenzie szakértői.
A fővárosban és környékén továbbra is fennálló kijárási korlátozás általános lakhelyelhagyási tilalmat fogalmaz meg, és ez alól nem kivétel a tagsági jogviszony gyakorlása sem. Így ha a vállalat magyarországi tagjai vagy azok képviselői különböző helyszínen vannak, és az alapító okirat csak a személyes részvétellel való taggyűlést vagy közgyűlést engedi meg, a rendelet szerinti új szabályokat kell alkalmazni, amely lehetővé teszi részükre, hogy ennek ellenére a szükséges döntéseket meghozhassák.
Külföldi tagok vagy részvényesek esetén előzetes vizsgálatot igényel, hogy a döntéshozó szerv akadályozott-e a döntéshozatalban. A rendelet nem alkalmazandó olyan esetben, ha a tag a járvány okozta megbetegedés miatt nem tud részt venni a döntéshozatalban. Ilyen esetben – ahogy korábban – meghatalmazott igénybevételére van lehetőség.
Hogyan zajlik a döntéshozatal?
A kijárási korlátozás alatt a döntéshozó szerv ülésére a rendelet alapján személyazonosításra alkalmas telefon-, vagy videokonferenciával, illetve ülés tartása nélkül írásbeli szavazással kerülhet sor. Ennek módját és részletes szabályait – például az igénybe vehető eszközt, a személyazonosítás módját, az írásbeli szavazás rendjét – a rendelet keretei között az ügyvezetésnek kell meghatároznia, amennyiben arról az alapító okirat nem rendelkezik vagy azt kizárja. Az egyéb kérdésekre – a határozati javaslatok megküldésére, a meghívók kiküldésének határidejére, a megismételt ülésre – az alapító okirat és a Polgári Törvénykönyv (Ptk.) meglévő szabályai alkalmazandók. Írásbeli szavazásra a korábbi 8 napos határidő helyett legalább 15 napot kell biztosítani.
A rendelet a döntéshozó szerven kívüli egyéb szervek – például az igazgatóság vagy a felügyelőbizottság ülése – esetében is biztosítja az elektronikus ülés vagy az írásbeli szavazás lehetőségét.
A rendelet felülírja a határozatképességre vonatkozó jogszabályi vagy a társaság saját dokumentumaiban szereplő rendelkezéseket is. Ha a tagok száma a kötelező minimum alá csökken vagy ha a tag a járvány miatt egyébként nem tud eljárni, a többi testületi tag jogosult a határozathozatalra, és a határozatképességet a döntésképes tagok száma alapján kell meghatározni. Az alapelv ebben az esetben is a szótöbbség, de a többi tag kiesése esetén erre akár egy személy is jogosult. Ezt a rendelkezést nem csak halaszthatatlan ügyekre, hanem a testület bármilyen döntésére alkalmazni kell. Közös irányítás alatt lévő társaságok esetében ügyelni kell arra, hogy ez a kényszerű irányításváltás versenyjogi kérdéseket is felvethet.
Az ügyvezetés hatásköre kibővül
Annak érdekében, hogy a törvényes és folyamatos működés a kijárási korlátozás alatt is biztosítva legyen, a rendelet kibővíti az ügyvezetés hatáskörét, többek közt a számviteli beszámoló elfogadásával és az adózott eredmény felhasználásával. Emellett dönthet az egyébként a döntéshozó szerv hatáskörébe tartozó, de a veszélyhelyzet kezeléséhez szükséges, illetve az ésszerű és felelős gazdálkodás körében felmerülő olyan halaszthatatlan ügyekben, mint a társaság működéséhez elengedhetetlen szerződések megkötése vagy az áruk, szolgáltatások beszerzése. A rendelet szerint az ügyvezetés nem jogosult dönteni bizonyos ügycsoportok esetén – például az alapító okirat módosításáról, pótbefizetés elrendeléséről, jogutód nélküli megszűnésről vagy átalakulásról. Emellett nem hozhat a döntéshozó szerv hatáskörébe tartozó döntést, ha a szavazatok 25%-át meghaladó részesedéssel rendelkező tagok a döntés előtt írásban legalább a leadott szavazatok 51%-át elérő mértékben tiltakoznak, illetve akkor sem, ha a társaság többségi befolyással vagy minősített többséggel rendelkező tagja tiltakozik.
Nem bővíthető ki a hatáskör, ha a tagok száma legfeljebb öt fő és a döntéshozó szerv határozatképessége biztosítható, illetve akkor sem, ha a tíz alatti taglétszámú szervezetben a szavazatok többségével rendelkező tagok úgy rendelkeznek. Tíz fő fölött az ügyvezetés határozhat úgy, hogy nem bővíti ki a hatáskört. Mivel az ügyvezetés kezébe jelentős döntések kerülhetnek át, a tulajdonosoknak érdemes megtenni a szükséges intézkedéseket, amennyiben ezt el akarják kerülni.
A társaság gazdálkodásának irányítása alapesetben az ügyvezetés feladata, és akkor szokták ezt korlátozni, ha bizonyos fajsúlyú vagy értékhatárú ügyeket a tagok és részvényesek saját hatáskörben kívánnak tartani. Ide tartozhat finanszírozás igénybevétele, hosszú lejáratú szerződések megkötése vagy az ingatlanügyek. Ezek most az ügyvezetés döntési körébe kerülhetnek, amely döntések nem feltétlenül találkoznak a tulajdonosi akarattal. Vélelmezhető, hogy egy prudensen eljáró ügyvezetés ilyen esetekben nem dönt felhatalmazás nélkül, inkább – a hatáskörtúllépés kockázatát kikerülendő – megpróbálja beszerezni a hozzájárulást. Ugyanakkor a döntéshozatalban korlátozott tagok érdeke is, hogy a társaság működőképességét fenntartsák, és a társaság ügyvezetése részére az ehhez szükséges egyértelmű felhatalmazásokat megadják.
A döntéshozó szerv ugyan felülvizsgálhatja, illetve megváltoztathatja az ügyvezetői döntést a veszélyhelyzet megszűnését követő 90 napon belül, de ez a keletkezett jogokat és kötelezettségeket nem érinti. Így a már megkötött szerződések hatályosak maradnak.
Néhány megbízatás automatikusan meghosszabbodik
A vezető tisztségviselőnek vagy az állandó könyvvizsgálónak veszélyhelyzet alatt – lemondás vagy határozott idejű megbízás lejárta miatt – megszűnő megbízatása a veszélyhelyzet utáni 90 napig automatikusan meghosszabbodik, kivéve ha a döntéshozó szerv eltérően rendelkezik. Ha tehát a tulajdonosok ezt nem kívánják, úgy szükséges intézkedniük ennek érdekében. A rendelet alapján az automatikus meghosszabbításnak nem feltétele, hogy a megbízás a társaság működéséhez elengedhetetlen legyen. Így például akkor is alkalmazandó, ha a társaságnak egyébként van másik ügyvezetője vagy az igazgatóság létszáma egyébként a törvényi minimum felett maradna.
Az eddiginél több nyilatkozat készülhet elektronikus formában
A rendelet alapján az elektronikus forma gyakorlatilag bármilyen társasági jogi nyilatkozat esetén alkalmazható. Ezt minősített – vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú – elektronikus aláírással, bélyegzővel vagy azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítéssel (az ügyfélkapu-regisztrációval elérhető AVDH-val) aláírva kell megtenni. Ez utóbbi segítséget jelenthet a kisebb cégeknek, ahol a minősített elektronikus aláírás használata nem bevett gyakorlat.
A magánszemély tagok, részvényesek a nyilatkozataikat egyszerű emailes formában is leadhatják, amelynek tartalmaznia kell a személyazonosításhoz szükséges adatokat. A postán vagy futárral kézbesített nyilatkozatok továbbra is alkalmazhatóak, azonban a gyakorlatban ez a járványhelyzet során nehézkes lehet.
