A modern cégvilágban a székhelyszolgáltatások iránti kereslet fokozatosan nő. Ez nem csoda, hiszen rengeteg előnnyel jár, különösen azok számára, akik rugalmas és költséghatékony megoldásokat keresnek vállalkozásuk működtetéséhez. (X)
Azonban ezen lehetőség kiaknázása egy sor jogi kötelezettséggel is jár, amelyek közül kiemelten fontos a pénzmosás és a terrorizmusfinanszírozás elleni védekezéshez kapcsolódó feladatok betartása.
Jogszabályi háttér és kötelezettségek
A jogszabályok előírják, hogy miként kell a székhelyszolgáltatóknak tevékenységi szándékukat előre bejelenteni a hatóságoknak. Ez nem csupán egy egyszerű formalitás, hanem egy sokrétű elvárásrendszer, amely tartalmazza az ügyfél-átvilágítást, a kockázatértékelést, valamint a monitoringot is.
A székhelyszolgáltatás tevékenysége csak azt követően kezdhető meg, hogy a szükséges nyilvántartásokba felvételre került. Ennek feltétele, hogy minden szükséges dokumentumot határidőn belül és pontosan nyújtsunk be az illetékes szervekhez.
A megfelelően kitöltött bejelentés elengedhetetlen eleme a székhelyszolgáltatói feladatok megkezdésének. A bejelentésnek tartalmaznia kell a jogi személyek adatait, mint a név, székhely, cégjegyzékszám, valamint a hivatalos elérhetőséget. Továbbá nem szabad megfeledkezni a természetes személyek részletes adatainak benyújtásáról sem.
Fontos dokumentumok és igazolások
A székhelyszolgáltatónak csatolnia kell azokat az okiratokat is, amelyek hitelt érdemlően igazolják a szolgáltatási feltételek teljesülését. Ezek között kiemelkedő jelentőségű a belső szabályzatok pontos és részletes kidolgozása.
A jogszabályok alapján a legkritikusabb dokumentumok közé tartozik a székhelyszolgáltatást igénybe vevő megbízó cég és a szolgáltató közötti szerződés, valamint az ingatlan tulajdonjogának hiteles igazolása.
Amennyiben a szolgáltató ingatlanához nem kapcsolódik kizárólagos tulajdonjog, írásos engedély szükséges az ingatlan tulajdonosától is. Ez az a pont, ahol a szolgáltató felelőssége még inkább felértékelődik, hiszen mind a jogi, mind pedig az üzleti vonatkozások szorosan összefonódnak.
A székhelyszolgáltatók felelőssége és lehetősége
A pénzmosás és terrorizmusfinanszírozás elleni kötelezettségek teljesítése elengedhetetlen ahhoz, hogy a szolgáltatók megfeleljenek a törvényi előírásoknak. Mind a nyilvántartásba vétel feltételeinek, mind pedig az ezekkel járó jelentési kötelezettségeknek való megfelelés meghatározza, hogy egy székhelyszolgáltató hosszú távon is fenntarthatóan működhessen. Ha hiányosság merül fel, a szerv kizárhatja a szolgáltatót a nyilvántartásból, és értesítheti az állami adóhatóságot is.
A székhelyszolgáltatók működése egy sokrétű és folyamatos figyelmet igénylő tevékenység, amely a jogszabályokkal való összhangban lehet csak sikeres. A szigorú kontroll és a pontos dokumentálás nem csak kötelező, hanem biztosíték is arra, hogy a szolgáltatók tevékenységüket fennakadások nélkül, hosszú távon gyakorolhassák.
