Egy bérleti szerződés megkötése, legyen szó akár költözésről vagy egy futó bérlet megújításáról, minden cég életében jelentős esemény. Fokozottan igaz ez, ha egy cég a saját tulajdonú ingatlan kényelmét feladva költözik egy bérelt irodaházba. Kui Szilárd, a DLA Piper Magyarország vezető ingatlanjogi ügyvédje szerint ha az új bérleti szerződés egy módszeres és részleteiben átgondolt előkészítő folyamat eredményeként kerül megkötésre, bérlőként jelentős jövőbeni költségektől és konfliktusoktól kímélhetjük meg magunkat.
Projekt indítás
Nem lehet eléggé hangsúlyozni annak fontosságát, hogy időben kezdjük meg az új bérlet megkötésének előkészítését.
Tapasztalatunk szerint ha a bérleményi terület nagysága a 2000 m2 meghaladja, akkor érdemes legalább 18 hónappal a bérlet kívánt kezdőidőpontja előtt megkezdeni az előkészítést, meghatározni a főbb igényeket és szempontokat, és ezek tükrében felmérni a lehetőségeket és a piaci kínálatot.
Ha olyan irodaházba szeretnénk költözni, amely a mi igényeink szerint kerül kialakításra annak építése során akkor, figyelemmel az irodaházak fejlesztéséhez szükséges hosszú időre, még hamarabb, jellemzően a kívánt költözés előtt 36-40 hónappal tanácsos megkezdeni a bérlet előkészítését.
Kell egy csapat
Az időben történő projekt indítás mellett ugyanilyen fontos, hogy belső szereplőkből és a megfelelő pontokon belépő külső szakértőkből álló csapatot állítsunk fel a feladat elvégzésére.
Bár manapság már ritkán látunk olyat, hogy egy 1000 m2-t meghaladó bérlemény kiválasztását önerőből, ingatlanügynök közreműködése nélkül próbálja a cég megoldani, erős lehet a kísértés, hogy a belső építész, szakági tervezők, műszaki szakértők közreműködését megspóroljuk, hisz a bérbeadó úgyis megtervezi a terek felhasználását, az ültetési rendet és a bérlemény kialakítását. Ezt a megközelítést érdemes alaposan átgondolni. Biztos, hogy a bérbeadó által fizetett műszaki szakértők a bérlő részére legoptimálisabb megoldásokat fogják megkeresni? Valóban le lehet annyi embert ültetni az adott területre, amennyit a bérbeadó állít úgy, hogy a szellőztetési és légkondicionáló rendszerek még megfelelően megoldják a terület szellőztetését és hűtését? A liftek rendelkeznek azzal a kapacitással, ami a reggeli és délutáni csúcsidőszakban szükséges? Csak néhány olyan kérdés, amelynek megfelelő, saját szakértők bevonásával történő ellenőrzése hozzájárul ahhoz, hogy valóban azt kapjuk a bérleménytől a bérleti időszak során, ami a kezdeti elvárásunk volt.
Utólag pótlólagos légkondicionáló kapacitást beépíteni költséges vagy akár nem is lehetséges. Pereskedni a bérbeadóval, hogy bebizonyítsuk, a bérlemény nem teljesíti a bérbeadó által megadott paramétereket hosszadalmas és igen költséges, ráadásul az alapprobléma megoldása, ami szintén időt igényel, csak egy pernyertességet követően fog megkezdődni.
A felkínált bérlemény műszaki paramétereinek ellenőrzése mellett, ha a saját tervezőnk és műszaki szakértőnk pontosan érti az igényeinket és a prioritásainkat, sokszor tud olyan műszaki megoldást ajánlani, amelyet a bérbeadó nem feltétlenül ajánl fel a bérlőnek, mert bonyolultabb, több ideig tart kiépíteni, vagy nagyobb üzemeltetési kockázatot jelent.
A különböző bérbeadók által benyújtott ajánlatok értékeléséhez, egy a kiválasztott bérbeadóval kötendő szándéknyilatkozat aláírásához még nem feltétlenül szükséges külsős ügyvéd segítségét igénybe venni; a bérleti szerződés tárgyalásához azonban már mindenképp tanácsos olyan külső ügyvédet bevonni, aki bérleti szerződések tárgyalásában jelentős gyakorlattal rendelkezik. Egy bérlemény kialakítása, majd hosszú távú bérlete során sok olyan kockázattal kell számolni, amelyet egy alapjában felkészült, de az építési és kivitelezési folyamatokat, az épületüzemeltetést vagy a kereskedelmi ingatlanokba befektető tulajdonosok szempontjait közelről nem ismerő jogász nem fog tudni azonosítani.
Feladatok és határidők a bérlemény kialakítása során
A bérlemény átadásában bekövetkező késedelmek csökkentése érdekében kiemelten fontos, hogy a bérleti szerződésben pontosan meghatározásra kerüljön, hogy milyen inputokat (munkaállomások száma, tárgyalók, konyhák és mosdók száma, egyéb követelmények) és milyen határidőig köteles megadni a bérlő, milyen terveket és milyen határidőig köteles elkészíteni a bérbeadó, és a bérbeadó által szállított terveket milyen határidőig köteles a bérlő áttekinteni és jóváhagyni.
A projekt sajátosságaira, az irodaház készültségi fokára tekintettel alaposan át kell gondolni a tervezési és kivitelezési folyamatok egymásra épülését, a döntési pontokat és a felelősségi köröket.
Ha a bérlő részt kíván venni az építési / bérlemény kialakítási munkálatok követésében, azok műszaki színvonalának ellenőrzésében, akkor azt is pontosan körül kell határolni, hogy a bérlő illetve annak műszaki szakértői milyen szerepkörben és jogosítványokkal jelenhetnek meg, az alapvetően a bérbeadó és annak tervezői és kivitelezői között zajló egyeztetéseken, ellenőrzéseken, műszaki átadás-átvételeken. A bérlő részvételének mélységét ezekben a folyamatokban alapvetően meghatározza, hogy mekkora a bérleményi terület, illetve hogy az adott irodaház egy több bérlős irodaház – ahol a bérlő csupán egy a többi bérlő közül – vagy az irodaház kifejezetten a bérlői igényeknek megfelelően, nagyrészt vagy kizárólag a bérlő részére kerül megépítésre.
Tekintettel arra, hogy a bérlemény esetleges késedelmes átadása a bérlő részére jelentős működési kockázatot jelent (lejár a futó bérleti szerződés, értékesítésre került a saját tulajdonú ingatlan), a bérbeadó határidőben történő teljesítését érdemes kötbérrel vagy más jogi eszközzel biztosítani a bérleti szerződésben.
Flexibilitás a bérleményi terület nagyságában
Egy bérleti szerződés esetén jellemzően a legnagyobb kihívást az jelenti, hogy az 5-10 éves bérleti idő alatt hogy lehet kezelni a bérlő bérleményi terület nagyságára vonatkozó igényének megváltozását.
A bérlő oldalán azt látjuk, hogy ilyen időtávon alapvetően változhat meg a bérlő üzleti tevékenysége, piaci és szabályozási környezete, dolgozói létszáma. Új üzletágak nőhetnek fel, régi üzletágak kerülhetnek eladásra vagy éppenséggel bezárásra. A bérlő felvásárolhat más vállalatokat, vagy épp a bérlőt vásárolhatja fel egy másik vállalat. Mindezeknek a változások bérelni kívánt irodaterület négyzetméterre és parkolószámra fordíthatók le.
A bérbeadó oldalán alapvető igény, hogy a bérlő a bérleti szerződésbe leszerződött bérleményi területre a bérleti díjat a teljes bérleti időszak alatt megfizesse. Ezt a két, látszólag egymást kölcsönösen kizáró igényt kell egyszerre, mindkét félnek még elfogadható formában, kielégíteni a bérleti szerződés tárgyalása során.
Az előbérleti jog, a különböző a bérlő részére adott bérelt terület csökkentési vagy bővítési jogok, az albérletbe adás jogának és az ezek gyakorlása esetén a bérbeadó részére megfizetendő kompenzációkból szinte minden esetben kialakítható egy olyan kompromisszumos megoldás, amely mindkét félnek elfogadható. Az ördög azonban ezen eszközök alkalmazása során is a részletekben lakozik, ezért körültekintően kell eljárni. Ha csak az előbérleti jogot vesszük példaként, rendezni szükséges, hogy az előbérleti jog milyen időszakra és milyen terület vonatkozásában áll fel, mikor kell a bérbeadónak nyilatkozattételre felhívni a bérlőt, milyen határidőben nyilatkozhat a bérlő, ha gyakorolja az előbérleti jogát akkor a harmadik személy által tett ajánlat feltételei vagy saját bérleti szerződésének feltételei szerint fogja bérelni az érintett területet.
Feladatok és kockázatok
A bérleti szerződés tárgyalása során bérlői illetve bérbeadói oldalon kiemelten fontos, hogy azonosítsuk a bérleti időszak során felmerülő fontosabb kockázatok és feladatokat, és ezeket a megfelelő helyre (bérlőhöz vagy bérbeadóhoz) telepítsük. Természetesen minél hosszabb a leszerződött bérleti időszak, annál nagyobb a jelentősége annak, hogy ez a munka milyen részletességgel és minőségben kerül elvégzésre.
Jó példa erre a karbantartás és javítás kérdésköre, melyet sok bérleti szerződés lakonikus rövidséggel annyival intéz el, hogy a bérlő feladata a bérlemény és az azon belül található eszközök karbantartása, míg a bérbeadó feladata az épület bérleményen kívüli részeinek karbantartása. Vajon tényleg jó megoldás-e a bérlő részére, ha a légkondicionáló rendszerek vagy a fűtő rendszerek karbantartását a bérleményen belül a bérlőnek kell megoldania? Ha az épületen belül minden bérlő maga végzi ezt a feladatot, különböző vállalkozókkal különböző időpontokban, az borítékolhatóan többe fog kerülni, mintha a bérbeadó végeztetné el a teljes épületben egy vállalkozóval. A költségeket így is úgy is a bérlő fogja viselni, az első esetben közvetlenül, a másik esetben közvetve, a szolgáltatási díjon keresztül. Miért ne választanánk azt a megoldást, amely a nap végén a bérlőnek kevesebbe fog kerülni?
Hasonlóképp, valóban jó megoldás az, ha a bérleményben található gyengeáramú rendszereket a bérlő tartja karban, javítja? A bérleményben szakszerűtlenül végzett tűzjelző karbantartás az egész épületben tűzriasztást eredményezhet, elkerülhető kényelmetlenséget okozva az épület többi bérlőjének.
Mivel egy irodaházban jellemzően minden karbantartási és javítási költséget a bérlő visel, vagy közvetlenül, vagy közvetve a szolgáltatási díjon keresztül, érdemes az egyes karbantartási és javítási feladatokat oda telepíteni, ahová a praktikum és a gazdaságosság szempontjából megfelelőbbnek tűnik.
Dolgozói elégedettség
Ha egy cég új, modern bérleménybe költözik, több olyan változást is meg kell szokni a dolgozóknak, amelyet nem feltétlenül értékelnek pozitívként.
A kor követelményeinek megfelelő, energiahatékony épületben könnyen előfordulhat, hogy nincsenek nyitható ablakok, vagy ha vannak is nyitható ablakok, azok nyithatósága korlátozott. A legtöbb ilyen épületben például abban a szektorban, ahol nyáron ablakot nyitnak, automatikusan kikapcsol a légkondicionáló. Így aztán az ablaknyitás, szellőztetés, légkondicionálás ártatlannak tűnő kérdése végeláthatatlan konfliktusokat tud eredményezni az egy területen elhelyezett munkavállalók között.
Hasonló feszültségeket tud okozni a dedikált / nem dedikált munkaállomások kérdése. A rugalmas munkavégzés, részmunkaidős foglalkoztatás és otthonról történő munkavégzés miatt egyre gyakoribb, hogy egy cég bérleményében korán sincs annyi fizikai munkaállomás, mint ahány dolgozója van az adott cégnek. Arra is van példa, hogy a munkaállomásokat a dolgozók (kevés kivételtől eltekintve, pl: rendszergazda, pénzügyi területen dolgozók) minden nap érkezési sorrendben foglalhatják el.
Ezeket a változásokat nehéz a költözéssel egyik napról a másik napra megszokni. Sokat segíthet, ha már jóval a költözés előtt megkezdjük a dolgozók informálását és felkészítését. Ebben a feladatban jó szövetséges lehet maga a bérbeadó is, aki korábbi tapasztalatok megosztásával, más bérlők munkavállalói által adott élménybeszámolókkal tudja segíteni a bérlőt abban, hogy felkészítse a saját dolgozóit a költözéssel járó változásokra.
