2009. február 1-jétől kezdve a vendéglátóipari üzletek készletforgalmi nyilvántartást kötelesek vezetni az általuk készletezett és forgalmazott zárjeggyel ellátott alkoholtermékekről (pl. vodka, whisky, pálinka, egyéb röviditalok). A nyilvántartási kötelezettséget előíró jogszabály nem vonatkozik a sörre, a borra, a pezsgőre és a köztes alkoholtermékekre.
Az italokra vonatkozólag összesítetten (tehát nem választékonként), legalább egy tizedesjegy pontossággal, literben rögzíteni kell az:
- adott napi nyitókészletet,
- adott napon beszerzett mennyiséget,
- adott napon értékesített mennyiséget,
- adott napi zárókészletet.
A készlet felvétele történhet úgynevezett standmércével, de ha a vendéglátó a napi értékesítés és beszerzés pontos adatával rendelkezik, akkor a mennyiség meghatározása egyszerű számításos módszerrel is elvégezhető. Mivel a jogszabály megengedi a tényleges mennyiségtől történő +/- 5%-os eltérést, így ez a módszer nem növeli a büntethetőséget és a termék minősége sem romlik, mert nem szükséges a terméket mérőpohárba tölteni.
A nyilvántartás napi adatait legkésőbb a következő napi nyitva tartás kezdetéig – folyamatos nyitva tartás esetén a következő nap 9 óráig – kell bejegyezni.
A készletforgalmi nyilvántartás vezetése történhet papíralapon, vagy számítógépes program segítségével. A papíralapú nyilvántartás lehet a vámhatóság által rendszeresített, a vám- és pénzügyőri hivataloknál és a regionális ellenőrzési központoknál megvásárolható formanyomtatvány, vagy a hatósági felügyeletet ellátó vám- és pénzügyőri hivatal által hitelesített bármilyen sorszámozott, összefűzött nyomtatvány (pl. füzet). Ezen kívül a Vám- és Pénzügyőrség honlapjáról letölthető egy készletforgalmi nyilvántartás minta is. Ha a gazdálkodó a saját formanyomtatványát, vagy a letöltött mintadokumentumot kívánja alkalmazni, akkor azt legkésőbb 2009. január 20-ig köteles hitelesítésre benyújtani a területileg illetékes vám- és pénzügyőri hivatalhoz.
Ha a vendéglátó a készletforgalmi nyilvántartását számítógépes programmal kívánja vezetni, azt legkésőbb 2009. január 31-ig be kell jelenteni a hatósági felügyeletet ellátó vám- és pénzügyőri hivatal útján a regionális ellenőrzési központhoz a program beazonosíthatóságát biztosító adatok megadásával, továbbá egy nyilatkozattal, hogy a program megfelel a jogszabályi előírásoknak. A regionális ellenőrzési központ a bejelentett programot legkésőbb 2009. július 31-ig engedélyezi, vagy elutasítja. Ha a program elutasításra kerül, akkor az elutasító határozat meghozataláig a program használható.
Abban az esetben, ha a készletforgalmi nyilvántartás nem, vagy hiányosan kerül vezetésre, mulasztási bírság kerül kiszabásra, melynek összege természetes személyek esetén 300.000 forintig, gazdálkodók esetén 600.000 forintig terjedhet.
