Akár néhány hétre megyünk nyaralni, akár úgy döntünk, hosszabb időre elköltözünk, fontos tisztában lennünk azzal, hogy az itthon helyettünk eljáró személynek adott, külföldön kiállított meghatalmazással szemben a törvény milyen kritériumokat támaszt.
Habár a nyár beköszönte sokaknak a pihenés és a szabadság időszaka, az élet nem áll meg, a hivatalok, szolgáltatók működése, a hatósági ügyek folyamatosak. Amennyiben távollétünk alatt kell meghatalmaznunk valakit a nevünkben történő ügyintézésre, a kiállított dokumentumnak meg kell felelnie a jogszabályokban foglalt szigorú alaki és tartalmi követelményeknek. Ez igaz nemcsak abban az esetben, ha minden ügyünkben való eljárásra hatalmazunk meg valakit, hanem akkor is, ha egy bizonyos jogcselekmény elvégzésére szól a meghatalmazás.
Polgári Törvénykönyvünk rögzíti, hogy a meghatalmazáshoz olyan alakszerűségek szükségesek, amilyeneket a jogszabály a meghatalmazás alapján kötendő szerződésekre előír. Így például ha a meghatalmazás ingatlan adásvétel megkötésére jogosít, közokirati, vagy ügyvéd által ellenjegyzett magánokirati formába kell foglalni. A különböző hatósági,- bírósági procedúráknál (pl. polgári peres és nemperes eljárások, közigazgatási hatósági eljárás) valamint az egyes bankoknál, hitelintézeteknél és szolgáltatóknál való eljáráshoz is szükséges az írásbeliségen túl a meghatalmazás közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalása1.
A diplomáciai felülhitelesítés
A hazai eljárási törvényeink többsége kifejezetten rögzíti, ha az okiratot külföldön állították ki, érvényességéhez diplomáciai hitelesítésre, illetve felülhitelesítésre van szükség2. Ez nemcsak törvényi követelmény, de a töretlen bírói gyakorlat is ezt támasztja alá3.
A külföldön kiállított meghatalmazások esetén gyakrabban találkozhatunk a közokirati formával, hiszen a benne szereplő információk hitelességének bizonyítására leginkább ez a típus a legmegfelelőbb. Ahhoz, hogy a külföldi közokirat magyarországi felhasználásra alkalmas legyen, a konzul felülhitelesíti a fogadó állam hatóságának az okiraton szereplő aláírását és bélyegzőlenyomatát, feltéve, hogy az okirat kiállítására jogosult hatóság aláírás- és bélyegzőmintáját a fogadó állam közölte.
A diplomáciai felülhitelesítés első lépése tehát, hogy az ügyfél aláírja közjegyző – vagy más, közokirat kiállítására jogosult hatóság – előtt a meghatalmazást, és azt az adott ország külügyminisztériuma hitelesítse. Ekkor mehet a konzulhoz, aki felülhitelesíti az iméntiek alapján az okiratot. (Az első ránézésre is igencsak komplikált folyamat ott válhat még bonyolultabbá, ha esetleg utólag kiderül, hogy nem az hitelesítette a dokumentumot a minisztériumban, akinek aláírás- és bélyegzőmintáját leadták a konzulnak.)
Diplomáciai felülhitelesítésre csak akkor van mód, ha hazánknak közvetett vagy közvetlen diplomáciai kapcsolata áll fenn az adott állammal. Ilyen esetben bírói mérlegelés tárgyát képezi az adott országban kiállított okirat hazai felhasználhatósága. Ha a bíróság adott esetben szükségesnek látja, a dokumentum elfogadhatósága tekintetében az Igazságügyi Minisztérium (jelenleg: Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium) Nemzetközi Jogi Főosztályának állásfoglalását kérheti.
Az apostille tanúsítvány
A költség-és időigényes, bonyolult procedúra kikerülhető, amennyiben az adott országgal hazánknak jogsegélyszerződése áll fenn, vagy nemzetközi szerződés ezt lehetővé teszi. A külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában az 1961. év október 5. napján kelt egyezmény alapján – melynek hazánk is tagja- lehetőség van a külföldön kiállított közokiratot apostille tanúsítvánnyal ellátni, amennyiben a fogadó ország is tagja az egyezménynek. A szerződő államok mindegyikében ki vannak jelölve azok a hatóságok, amelyek apostille tanúsítvány kiállítására jogosultak. Ezek a szervek nyilvántartást vezetnek a tanúsítványok kiállításáról.
Az apostille tanúsítványt magán az okiraton ( jelen esetben a külföldön közokiratba foglalt meghatalmazáson) vagy annak a túloldalán kell megszövegezni, ami azt jelenti, hogy a meghatalmazáshoz külön papíron hozzácsatolva az egyezmény rendelkezései szerint nem elfogadható. A cím: „Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)” fontos, hogy franciául íródjon, de a többi részt a kiállító hatóság nyelvén is lehet szövegezni.
Többségében afrikai országok tartoznak abba a körbe, ahol diplomáciai kapcsolat hiánya miatt felülhitelesítésre nincs lehetőség, és tekintve, hogy ezek az államok (mint pl.: Kongói Demokratikus Köztársaság, Madagaszkár, Nyugat-Szahara, Niger) a Hágai Egyezménynek sem részesei, az apostille tanúsítvány sem alkalmazható.
Két- vagy többoldalú nemzetközi megállapodások
A diplomáciai felülhitelesítéssel járó hosszas ügyintézés elkerülhető akkor is, ha az adott állam és hazánk között olyan két-vagy többoldalú megállapodás van érvényben, melynek értelmében az egyik ország területén kiállított közokiratok, valamint közjegyzői tanúsítványok bizonyító ereje a másik ország területén is ugyanúgy fennáll. Ebben az esetben sem apostille tanúsítványra, sem diplomáciai felülhitelesítésre nincs szükség. Habár az összes uniós tagállam részese az Apostille Egyezménynek, legtöbbjükben az említett megállapodás-típus alapján nincs szükség sem felülhitelesítésre, sem apostille-ra a közokiratok, valamint közjegyzői tanúsítványok tekintetében. Ilyen megállapodása van hazánknak a nem uniós országok közül például: Algériával, Albániával és Horvátországgal is.
12004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól (Ket.) 40/A. § (2) ; 1952. évi III. tv. a polgári perrendtartásról ( Pp.) 69. § (2)
2Pp. 69. § (3) ; Ket tv. 40/A. § (3)
3BH. 1990.453
