A tudás társadalma a jogalkalmazásban – Az ügyvédi iratkezelés jogi és informatikai aspektusai kerületek terítékre a Jogi Fórum 2008. évi rendezvény-sorozatának idei utolsó, december 11-i nagy sikerű konferenciáján Budapesten.
A jogügyletek biztonságának elősegítésével kapcsolatban újonnan hatályba lépett ügyvédi kamarai szabályzatok jelentős változásokat eredményeztek az ügyvédi nyilvántartásokban és az iratkezelésben. Az ügyvédi irodáknak az ügyekről és az ügyfelekről a kamarai szabályzatokban meghatározott adatokat kell nyilvántartaniuk, ennek megfelelően kell a meglévő nyilvántartásaikat bővíteniük. Az iratok elektronikus megőrzése és archiválása során pedig szintén a kamarai szabályzatokban foglaltak szerint szükséges eljárniuk.
A Jogi Fórum 2008. december 11-i konferenciájának vendégei ismert és elismert szakemberek előadásában átfogó képet nyerhettek az ügyvédi iratkezelés gyakorlatában megjelenő változásokról, az újonnan hatályba lépett kamarai szabályzatok előírásairól. A rendezvény céljául tűzte ki, hogy az ügyvédi irodáknak a gyakorlat kialakításában segítséget nyújtson az ügyvédi irattár felépítése, a papír alapú irattár és az elektronikus irattár kapcsolata; a szabályzatok által előírt nyilvántartások vezetése; a jogügyletek biztonságának (JÜB) elősegítésével kapcsolatos ügyvédi tevékenységek gyakorlata és a JÜB keretrendszer használata; az iktatás, a JÜB iktatás; az elektronikus iratkezelést és iktatást támogató szoftverek; a minősített elektronikus archiválás; valamint a jogi adatbázisok kialakítása vonatkozásában.
Dr. Szánthó Pál ügyvéd, a Magyar Ügyvédi Kamara teljes ülésének tagja, a Budapesti Ügyvédi Kamara Ügyvédiskolájának oktatója az ügyvéd és az ügyvédi iroda ügyvitelét, az ügyvitelt szabályozó írott és íratlan követelményrendszert tekintette át, átfogó képet adva a terület jog-szakmai aspektusáról. Az előadás egyaránt körbejárta az ügyvéd közjogi és gazdasági életben betöltött státuszával, a kamarai tagsággal, az adóalanyisággal és az ügyvédi tevékenységgel kapcsolatos adminisztrációs és nyilvántartási kötelezettségeit. Az előadó bemutatta az ügyvédi ügyviteli tevékenység szabályozási hátterét, áttekintve az ügyvédi törvény rendelkezéseit, valamint a MÜK szabályzatok, iránymutatások és ajánlások kötelező és javasolt előírásait. Szánthó Pál elmondta: az ügyvédi ügyviteli rendszer vezetésére vonatkozóan még nincs kötelező szabály, a jól működő hatékony rendszer kiépítése érdekében javasolt a közjegyzőkre, végrehajtókra, ügyészekre, ill. bíróságokra vonatkozó iratkezelési szabályzatok előírásainak beépítése az ügyvédi munkába.
Dr. Kiss Daisy ügyvéd, a Magyar Ügyvédi Kamara titkára lendületes, szakmai konzultációt generáló prezentációjában részletesen beszélt az ügyfél-azonosítással, az ügyletellenőrzéssel kapcsolatos ügyvédi feladatokról, kötelezettségekről, ismertetve az Ügyvédi törvény, valamint a jogügyletek fokozott biztonságát elősegítő 2007.évi LXIV. törvény (JÜB-tv.), és a 2/2007. (XI.19.) MÜK Szabályzat vonatkozó rendelkezéseit. Az előadó alaposan körbejárta az ügyvédi ügyvitel és adminisztráció legfontosabb területeit, az előzetes regisztráció és az okmányellenőrzés kérdésköreit, kiemelten szólva az ügyvéd pénzmosás elleni küzdelemben játszott szerepéről.
Az ügyvédi ügyvitel jogi aspektusainak bemutatását követően Dr. Fenyér Éva ügyvéd és Braskó Csaba az Ovitas Magyarország Informatikai Kft. szakértője az ELOügyvéd iratkezelő és archiváló szoftvert ismertető, számítógépes bemutatóval összekötött szemléletes előadásukkal rátértek az iratkezelés informatikai, gyakorlati problémáinak tárgyalására. Fenyér Éva prezentációja az ELOügyvéd elektronikus iratkezelő szoftvert jogi megvilágításba helyezve ismertette az elektronikus adattár felépítését, az ügyvédi mappa- és irattípusokat, személyi adatlapokat, valamint áttekintette az ügyvédi kamarai Szabályzatoknak való megfelelés főbb pontjait. A bemutató keretében szó esett az ügyfél- és ügylet-azonosítás, az iktatás, az elkülönített iratkezelés, az ügyvédi nyilvántartások vezetése, valamint az irattárban való keresés kérdésköreiről. Braskó Csaba az elektronikus iratkezelés előnyeit, az ELO elektronikus iratkezelő ügyvédek munkáját könnyítő szolgáltatásait, adminisztrációs hatékonyságát foglalta össze prezentációjában.
Dr. Szalma Miklós ügyvéd a tapasztalt és az informatika világában otthonosan mozgó szakember hozzáértésével az információtechnológia és a jogi szolgáltatás témakörét járta körül. Az ügyvédség mint hivatás, és az ügyvédség mint gazdasági tevékenység fogalomköreinek tisztázását követően az előadó beszélt a magyar ügyvédek és ügyvédi irodák digitális gazdasághoz való csatlakozásának, valamint a magyar és a külföldi ügyvédi irodák közötti informatikai kapcsolat kialakulásának szükségességéről, az ügyvédi irodák informatikai rendszerben való működésének előnyeiről, a digitalizálás adat- és információmegosztást, az együttműködés hatékonyságát elősegítő hatásairól. Szalma Miklós szólt az informatikai megoldások ügyfélkapcsolat terén játszott szerepéről, hangsúlyozva az ügyfélközpontúság szempontjainak elsődlegességét.
Dr. Kovács V. Gábor ügyvéd, infokommunikációs szakjogász a dokumentumkonverzió jogi aspektusait tekintette át. Az előadó szakmai alapossággal részletesen szólt a hitelesség és a bizonyító erő kérdésköréről, a másolatkészítés jogszabályi hátteréről, eljárási és technikai szabályiról, az elektronikus dokumentumokról, a hiteles dokumentumok eltérő formában történő felhasználásának problemtikájáról. Kovács V. Gábor áttekintette a konverziós rendelet (13/2005. (X.27.) IHM), az ügyvédi törvény, valamint a MÜK 2/2007. (XI.19.) számú szabályzatának ügyvédi dokumentumkonverzióval kapcsolatos legfontosabb rendelkezéseit.
Dr. Szűcs Katalin, a Netlock Kft. munkatársa az adatmentés, az elektronikus archiválás, és a minősített elektronikus archiválás kérdésköreit vette sorra, áttekintve a 114/2007. (XII. 29.) számú, a digitális archiválás szabályairól szóló GKM rendelet rendelkezéseit. Az prezentációban szó volt az adatvesztés problematikájáról, annak leggyakoribb okairól, az archiválási szolgáltató által végzett feladatokról, az igénybevétel előnyeiről, hasznosságáról.
A rendezvényt Varga Katalin, az Opten Kft. munkatársa zárta, az elektronikus adatbázis-kezelés témában tartott előadásával. Az előadó bemutatta a Cégtár Céginformációs Rendszer, a Mérlegtár, az APAFI Automatikus Partnerfigyelő Rendszer, valamint a Követelésnyilvántartó online rendszer hiteles információs források lényeges tartalmi elemeit, beszélt a fenti információforrások céljáról, használatáról, hasznosságáról.
(fotó: Fóris Gábor)
