Rendezvényt szervezni roppant izgalmas és felelősségteljes dolog is egyben. Mire figyeljünk, ha már kezdőként is sikeres rendezvényeket szeretnénk lebonyolítani? Hogyan készüljünk fel profin, hogy a közönségünk és ügyfelünk is elégedett legyen? Alábbi cikkünkben pontosan ezekre a kérdésekre keressük a válaszokat! (X)
Meg kell tanulnunk a vendégek fejével gondolkodni!
Minél jobban ismerjük a célközönségünket, annál sikeresebb rendezvényeket szervezhetünk. Gondoljuk tehát végig, hogy a potenciális résztvevők mire is lennének kíváncsiak. Milyen programokon vennének részt szívesen? Milyen előadókat hallgatnának meg? Akár egy teljes napot is ráfordítanának az eseményünkre, vagy inkább csak 2-3 óra erejéig maradnának? Ezekre a kérdésekre mind válaszokat kell találnunk.
Végezzünk alapos kutatómunkát. Olvassunk esettanulmányokat, továbbá lehetőség szerint mérjük is fel a közönségünk igényeit egy precízen összeállított kérdőív segítségével. Szerezzünk minél több információt, és a megérzéseink helyett elsődlegesen inkább a tényekre és a számokra alapozzunk.
Mindig tartsuk szem előtt a jogszabályokat!
Ha például olyan zenés-táncos eseményt szervezünk, amelyen valószínűleg több mint 1000 vendég lesz jelen, akkor már a szakhatósággal is egyeztetnünk kell. A rendezvénybiztosítás területén pedig nem hibázhatunk, hiszen a mulasztásaink súlyos bírságokat vonhatnak maguk után. Azonban ez még a kisebbik baj, hiszen ha a vendégeink nem érzik biztonságban magukat, azzal pillanatok alatt porig romboljuk a presztízsünket.
A rendezvénybiztosítást érdemes tapasztalt biztonsági szolgálatra bízni. Egy profi partner nemcsak biztonsági őröket szolgáltat, hanem a hatóságokkal is tartja a kapcsolatot, azaz minden adminisztrációs teendőt elintéz helyettünk. Habár ez extra költséget jelent, de ha nem vagyunk biztosak a hatályos jogszabályokkal kapcsolatban, inkább szervezzük ki szakemberek számára a feladatot.
Készítsünk pontos költségvetést!
Kezdő rendezvényszervezőként bizony hamar megtanuljuk majd, hogy a költségvetés pillanatok alatt az egekbe szökkenhet. Éppen ezért már a legelején határozzuk meg, hogy konkrétan mekkora összeg áll a rendelkezésünkre. Csakis akkor kössünk szerződéseket például az étkezést biztosító céggel vagy a biztonsági szolgálattal, ha már teljes mértékben átlájuk a költségvetésünket. Mindenképp kérjünk árajánlatot több helyről is, hátha lejjebb tudjuk faragni a kiadásainkat.
Marketing nélkül nehezen rúgunk labdába!
Legyen szó szakmai konferenciáról vagy zenés fesztiválról, a marketing létfontosságú lehet a sikert illetően. Napjainkban már korántsem elég, ha a céges weboldalunkra kiteszünk egy hírt, majd várjuk a csodát. Proaktívan kell elérnünk az embereket, amit a közösségi médiában és a keresőmotorokban elhelyezett hirdetésekkel tehetünk meg. Ha nem vagyunk jártasak a marketingben, bízzuk szakértőkre a feladatot, hiszen amatőr kampányokkal csak a pénzünket fogjuk égetni.
Kérjünk visszajelzést a résztvevőktől!
Az esemény után küldjünk ki bátran egy online kérdőívet, vagy tegyünk fel néhány gyors kérdést személyesen. Kérdezzünk rá, hogy mennyire voltak elégedettek a rendezvényünkkel, illetve mi az, amin még lehetne javítani. Az értékelések során kérhetjük, hogy 1-től 10-ig pontozzák az eseményünket, hogy minél kézzelfoghatóbb adatok álljanak a rendelkezésünkre. Az így kapott adatok alapján pedig már pontosan tudni fogjuk, hogy legközelebb mit kell tennünk.
Ha rendezvényszervezésre adjuk a fejünket, akkor a fenti tippeket mindenképp érdemes megfogadnunk. Tervezzünk precízen a költségvetést és a marketinget illetően is, illetve gyűjtsünk minél több információt a résztvevők elégedettségével kapcsolatban. A rendezvénybiztosítást pedig szükség esetén szervezzük ki külsős szakértőknek, hogy minden jogszabálynak maradéktalanul megfeleljünk. Ha mindezekre odafigyelünk, máris nagy lépést teszünk a siker felé!
