A NAIH nemrég az ISO 9001:2015 minőségirányítási rendszerszabványban foglaltaknak való megfelelés érdekében a munkavállalók végzettségét igazoló dokumentumokról történő másolatkészítés ügyében adott ki állásfoglalást. Ennek során a NAIH általánosságban vizsgálta, hogy egy munkáltató jogos érdekére alapozva védett szerveren és korlátozott hozzáférhetőség mellett tárolhatja-e a munkavállalói iskolai végzettségét igazoló okmányok másolatait. A NAIH korábbi – a legtöbb európai adatvédelmi hatóságénál szigorúbb – gyakorlata következetesen tiltotta a hivatalos iratok lemásolását; a mostani állásfoglalás rugalmasabb megközelítése ezért különösen érdekes minden munkáltató számára.
A munkáltatóknak felül kell vizsgálniuk belső HR-folyamataikat, a munkavállalói adatok kezelésének belső nyilvántartásait és a munkavállalók számára kibocsátott adatkezelési tájékoztatóikat, hogy pontosabban tükrözzék a NAIH újonnan megállapított követelményeit.
Új állásfoglalásában a NAIH az alábbiakat állapította meg:
1. A munkáltatók jogszerűen vezethetnek saját, belső nyilvántartást az egyes munkavállalók végzettségéről, a végzettség igazolásának időpontjáról, módjáról (pl. érettségi bizonyítvánnyal, diplomával szakképesítést igazoló okirat bemutatásával).
2. Adatvédelmi szempontból nincs jelentősége annak, hogy az egyébként jogszerűen kezelt, illetve kezelhető személyes adatok kezelése technikailag hogyan, milyen formában valósul meg (pl. az adatokat beírják egy Excel / Word dokumentumba, vagy a jogszerűen nem kezelhető adatokat kitakarva lemásolják, vagy beszkennelik a dokumentumot).
3. A munkáltatók abban az esetben másolhatják le jogszerűen a munkavállalók képzettségéről, végzettségéről szóló dokumentumokat, amennyiben kizárólag azon személyes adatokról készítenek másolatot, amelyek kezelésére a munkaviszonnyal összefüggésben egyébként is jogosultak – vagyis a másolat nem tartalmaz többletadatot az egyébként jogszerűen kezelhető adatokon túl. Ebben az esetben az okiraton található személyes adat lemásolása ugyan adatkezelési művelet, de nem új adatkezelési cél az adatgyűjtés eredeti céljához képest, hanem az eredeti adatkezelési céllal és ahhoz kapcsolódó jogalappal történő adatgyűjtés olyan módja, amely egyébként segít az adatok pontosságának biztosításában.
4. A végzettségre vonatkozóan gyűjtött adatokat tartalmazó okiratok kivonatolt változatait a munkáltató addig tárolhatja, amíg a képzettséget, végzettséget igazoló személyes adatok kezelését az annak alapjául szolgáló munkavégzésre irányuló jogviszony fennállása miatt azt végeznie szükséges, vagy valamely jogszabály kötelező adatkezelési tartamot ír elő.
5. A képzettséget, végzettséget igazoló okiratról készített másolat ugyanakkor nem rendelkezik bizonyító erővel arról, hogy hiteles másolata egy érvényes közokiratnak, tehát a másolat nem alkalmas a benne szereplő adatok hiteles voltának megállapítására.
6. Az egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyokban (például személlyel kötött megbízási szerződés, vagy közalkalmazotti jogviszony esetén) az adatkezelésre eltérő szabályok vonatkozhatnak.
7. Csak az ISO 9001:2015 minőségirányítási rendszerszabványnak való megfelelés igénye nem jogosítja fel a szervezetet a munkavállalók végzettségét igazoló dokumentumok másolatának elkészítésére, megőrzésére. A legjobb gyakorlat ebben az esetben az, ha a szervezet az egyes munkavállalók, vagy egyéb foglalkoztatottak foglalkoztatásának megkezdésekor feljegyzést, jegyzőkönyvet készít arról, hogy az adott foglalkoztatott bemutatta a végzettségét igazoló eredeti dokumentumokat, amelynek releváns adatait a szervezet rögzíti (például: okirat sorszáma, képzettség megszerzésének dátuma). Annak érdekében, hogy a dokumentum tartalmának valódiságát a szervezet alátámassza, ezen dokumentum előállításakor a szervezet használhatja a „négy szem” elvét, vagy azt közokiratba, vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalhatja.
