A visszaélés bejelentő rendszerekről (nemzetközi terminológiával ún. whistleblowing) egyre többet olvashatunk, ráadásul 2021-től egy EU-s irányelv értelmében olyan szabályok lépnek életbe, amelyek tovább erősítik ezen rendszerek elterjedését.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy egy jól működő visszaélés bejelentési rendszer esetén gyorsabban derül ki pl. a munkahelyi zaklatás, a cégen belüli lopás, nyilvántartások, dokumentációk kétes kezelése, de akár a saját vállalkozás indítása a munkáltató ügyfeleinek elcsábítására. A vállalati kultúrában ennek ellenére továbbra sem népszerűek a visszaélés bejelentési rendszerek.
Hogyan állunk Magyarországon és Európában a visszaélés bejelentő rendszerekkel? Mit mutat a közelmúlt tapasztalata? Mi változik 2021-től, mire készüljenek a cégek? Erről beszélgetünk Bognár Alexandrával, a Schönherr Hetényi Ügyvédi Iroda szakértőjével.
Mire jó a visszaélés bejelentő rendszer?
A visszaélés bejelentő rendszer célja, hogy egy cégen vagy szervezeten belül a munkavállalók olyan eseteket jelenthessenek be, amelyek jogellenesek, de legalábbis az adott munkahely magatartási szabályait, etikai kódexét sértik. A visszaélések megelőzése mindenki érdeke, tehát a munkavállalóké és a munkáltatóké egyaránt, hiszen mindannyian olyan helyen szeretünk dolgozni, ahol a csalásnak, ügyeskedésnek vagy elhallgatásnak nincs táptalaja.
A visszaélés bejelentő rendszer tehát voltaképp egy “forródrót”, ahol biztonságosan tudunk információt szolgáltatni, legyen az egy online platform, e-mail vagy telefon. A bejelentések befuthatnak egy erre szakosodott munkacsoporthoz vagy egy külsős tanácsadóhoz, például ügyvédhez, aki továbbítja vagy ki is vizsgálja ezeket. “Ez azért fontos, mert a tapasztalat azt mutatja, hogy a bejelentések legtöbbször nem közvetlen kollégákat, hanem feletteseket érintenek. A dolgozók nem szívesen konfrontálódnak a saját főnükökkel tartván attól, hogy ők húzzák a rövidebbet, vagyis valamilyen hátrány éri őket, esetleg a munkájukat is elveszítik” – mondja Bognár Alexandra. Ráadásul, ha a dolgozók még jelentenek is valamit, de csak szóban, azaz “nyom nélkül”, igen bizonytalan, hogy az eset valaha kivizsgálásra kerül-e, avagy egyáltalán eljut-e az illetékes személyekhez.
Máshonnan is megközelíthetjük: “A tapasztalatok azt is mutatják, hogy a cégek életében a terhelő pletykák és a visszaéléseket ecsetelő történetek általában azt követően kapnak hangot, ha már nagyon nagy a baj és ez esetleg már ki is szivárgott, ártva az adott cég hírnevének. Holott, ha ezek az esetek hamarabb kiderülnek, a munkáltatók már korábban is lépni tudnak, így egy-egy kétes eset vagy nagyobb botrány elkerülhető is lehetne. Nem beszélve arról, hogy az így elszenvedett kár könnyebben, gyorsabban és olcsóbban reparálható, mintha a visszaélések 1-2 évvel később és az adott szervezetnél egy külső (hatósági) vizsgálat eredményeképpen derülnek ki” – teszi hozzá az ügyvéd.
A bejelentésre kerülő visszaélések tárgyukat tekintve széleskörűek: a megkérdőjelezhető munkahelyi viselkedéstől kezdve, akár komoly gazdasági, üzleti vagy reputációs kockázatokról is szólhatnak, ha pl. lejárt szavatossású, selejtezett termékek eladására derül fény vagy valós versenyeztetés nélküli, ismerősöknek vagy családtagoknak juttatott beszerzésről. Ezek az esetek különösen gyanúsak, ha az ismerősök, családtagok ráadásul az ország másik feléről kerülnek leszerződtetésre, és persze jóval a piaci ár felett. “Hallottunk már év végi erőltetett értékesítésről a bónuszalapok növelése érdekében azzal, hogy majd januárban visszamondják ezen megrendeléseket, avagy feltűnően sokszor szervízben lévő céges autó flottáról, miközben a papíron szervízelt napokon az autók az utakat járták, de lehetnek akár környezeti vagy egészségügyi károkat érintő bejelentések is, ha pl. védőfelszerelés hiányára, higiéniai előírások be nem tartására, netán eltüntetett túlóráztatásra gondolunk.”
Annak ellenére, hogy a visszaélés bejelentő rendszereknek számos előnye van, viszonylag keveset hallunk róla Európa szerte. A szakértő szerint ennek két oka lehet: egyrészt az, hogy az ilyen rendszereknek nem minden európai országban épült ki a jogi kerete, másrészt az, hogy ahol a jogi keretek adottak is, a visszaélés bejelentési rendszer kiépítése opcionális és ebben csak 2021-től lesznek változások.
A jelenlegi gyakorlat Magyarországon
Magyarország a visszaélés bejelentő rendszer jogi kereteit nézve élen jár, nálunk ugyanis már 2014-ben életbe lépett az a jogszabály, amely a közérdekű bejelentéseket, a munkáltatói visszaélés bejelentési rendszereket, illetve azt is szabályozza, hogy a bejelentések fogadására, kezelésére ügyvéd is szerződtethető. Ez utóbbi az ún. bejelentővédelmi ügyvédi tevékenység.
A bejelentővédelmi ügyvéd szerződtetésének előnye, hogy a bejelentők egy, a munkáltatótól független és pártatlan külső személynek tudják megtenni a bejelentést, illetve vele tartják a kapcsolatot. Arra is lehetőség van, hogy bejelentővédelmi ügyvéd ne csak az adott cég munkavállalóinak bejelentéseit, hanem a céget érintően az alvállalkozók, beszállítók, illetve ügyfelek bejelentéseit is fogadja.
A bejelentővédelmi ügyvéd átlátja a bejelentés jogi oldalát, sőt, a bejelentőnek jogi tanácsot is tud adni. A bejelentővédelmi ügyvéd garantáltan független és kívülálló, aki meg tudja találni, hogy a szervezeten belül – vagy esetleg a tulajdonosnál, ha a legfelsőbb vezetéssel kapcsolatban merül fel gond – kinek továbbítsa a jelentést. Ez nagyban növeli a bejelentők bizalmát. “A bejelentők bizalmának és biztonságérzetének megteremtése nagyon fontos, főleg, ha a bejelentés érzékeny, magánéletben vájkáló témát érint, gondoljunk pl. felettesek kétes, szexuális tartalmú üzeneteire, vagy diszkriminációra, amelyekről beszámolni eleve nagyon kellemetlen” – hangsúlyozza a Schönherr szakértője.
Az adott jogi keretektől függetlenül a visszaélés bejelentő rendszerek mégis gyerekcipőben járnak még nálunk, hiszen mindössze az állami és önkormányzati szervek kötelesek a bejelentések elintézésére. Ezzel szemben a cégek saját belátásuk szerint dönthetnek arról, hogy működtetnek-e a bejelentések fogadására belső csatornákat, ezért a gazdasági szereplők töredéke vezetett be ilyen rendszert eddig.
Mi a helyzet Európa többi országában?
Az európai kontinenst nézve a visszaélés bejelentő rendszerek jogi szabályozása széttöredezett, sőt, alig néhány országban vezettek be ezzel kapcsolatos szabályokat. A szabályozás megléte, avagy meg nem léte nem köthető az EU-hoz, így pl. Szerbiában van külön szabályozás a visszaélés bejelentésről, ám számos uniós országban, sőt, az uniós tagállamok 2/3-ában jelenleg nincs.
A szomszédos országokat megnézve az mondható el, hogy míg pl. Horvátországban és Szlovákiában van külön, a visszaélés-bejelentésről szóló jogszabály, addig pl. Ausztriában, Szlovéniában vagy Romániában nincs külön erre vonatkozó jogszabály.
Ugyanakkor az, hogy egy adott országban nincs átfogó szabályozás nem jelenti azt, hogy ne lehetne visszaélés bejelentő rendszert kiépíteni, ha az amúgy igazodik az irányadó egyéb, pl. munkajogi és adatvédelmi szabályokhoz. Ezért “a munkajogi szabályok általában megkövetelik, hogy a munkáltatók a rendszer kiépítése előtt egyeztessenek az üzemi tanáccsal, ahogy ez nálunk vagy Lengyelországban is megjelenik. Vannak olyan országok is, ahol nem pusztán egyeztetést folytatnia, hanem konkrét megállapodást is kötnie kell a munkáltatónak az üzemi tanáccsal a visszaélés bejelentő rendszerről – ez a helyzet pl. Ausztriában vagy Horvátországban” – hangsúlyozza Bognár Alexandra.
Az adatvédelmi szabályoknak való megfelelés pedig azért fontos, mert a bejelentések többségében bizalmas információk, illetve személyes adatok is említésre kerülnek. Az adatvédelmi szabályok elsősorban a GDPR-ból, másodsorban a helyi szabályokból erednek. “Noha a GDPR-t hallva mindenki összerezzen, a GDPR például nem követeli meg, hogy a visszaélés bejelentési rendszert az adatvédelmi hatóságnak bejelentsük. Ehhez képest pl. a montenegrói adatvédelmi szabályok szigorúbbak, azok ugyanis előírják, hogy a visszaélés bejelentő rendszert előzetesen regisztrálni szükséges az adatvédelmi hatóságnál” – tette hozzá a szakértő.
Mi változik 2021-től?
Az Európai Parlament és a Tanács 2019-ben fogadta el azt az irányelvet, amely a visszaélés bejelentő rendszerről, illetve a bejelentő személyek védelméről szól. Nem titkolt célja, hogy a visszaélés bejelentő rendszereket általános jelleggel bevezesse a mindennapjainkba, miközben hatékony eszközöket vár el a bejelentők védelme érdekében.
Az irányelvet a tagállamoknak – így Magyarországnak is – 2021. december 17-ig kell átültetniük a magyar jogszabályokba. Az irányelv a jelenlegi szabályokhoz képest sokkal szigorúbb minimumszabályokat rögzít.
Miután az állami és önkormányzati szervek most is kötelesek a közérdekű bejelentések elintézésére; itt az elmozdulás az adott szervezeten belüli dolgozók irányába, valamint a közérdekű panaszok általános népszerűsítése felé történhet. Viszont, a kötelező visszaélés bejelentési rendszer a magánszektorban is megjelenik majd, ahol jelenleg az ilyen rendszerek kiépítése csak lehetőség. Így, kötelező lesz azon szervezeteknél, akik ötvennél több munkavállalót foglalkoztatnak. Az irányelv azt is mondja, hogy a nemzeti jogszabály akár 50 főnél kevesebb munkavállalót foglalkoztató cégnek is előírhatja a rendszer kötelező felállítását, ha a tevékenységét tekintve fokozottabb a kockázat, gondolunk itt például a környezethez vagy a közegészségügyhöz kapcsolódó kockázatokra.
A rendszer kiépítése pontos tervezést igényel és olyan munkahelyi csatorná(ka)t kell kialakítani, amely biztosítja a bejelentő, valamint az általa említett személy személyazonosságának bizalmas kezelését, azt, hogy a bejelentő visszaigazolást kapjon a bejelentés megtételéről, illetve arra is fel kell készülni, hogy a bejelentőnek legkésőbb három hónapon belül visszajelzést szükséges adni.
Azt, hogy erre megfelelő lehet-e egy hotline, egy irodai postaláda, egy online bejelentő-rendszer, avagy egy bejelentéseket fogadó általános e-mailfiók, pontosan akkor fogjuk látni, amikor a helyi jogszabályok megalkotásra kerülnek az irányelv alapján. További kérdés, hogy ki, kik üljenek majd az adott csatorna másik felén: az adott cég HR-esei, külön erre a munkakörre felvett munkavállaló(k), avagy érdemes-e ezt inkább kiszervezni? Az irányelv emellett nyitva hagyta az anonim bejelentések kérdését, azaz, hogy lehet-e név nélkül bejelentést tenni. Ezt az adott tagállam dönti el a saját jogszabálya megalkotása körében.
A gazdasági szereplők egy részének új kötelezettség lesz a rendszer felállítása, ami pénzbe és időbe fog kerülni, de már rövid távon megtérülhet. Bognár Alexandra szerint “a cégek életében ez nagy lépés lesz, a munkavállalóknak viszont egy biztonságos zónát fog teremteni. Ez már önmagában is egy jó befektetés. Ha egy cégnél elégedett munkavállalók dolgoznak, továbbá már 2-3, esetleg 5%-kal több profit maradhat a visszaélések időben való leleplezése folytán, vagy csak elkerülnek egy kellemetlen ellenőrzést, akkor pedig pláne megérte.”
