„A 2017. január 1-jén már létező gazdálkodó szervezetnek 2017. augusztus 30-áig létre kell hozniuk és be kell jelenteniük az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségüket a Rendelkezési Nyilvántartásba.” – figyelmeztetett Jancsa-Pék Judit, a LeitnerLeitner vezető tanácsadója. Ennek előfeltétele a cégkapu szolgáltatásra történő regisztráció.
A cégkapu szolgáltatás
A cégkapu szolgáltatást az ügyfélkapu mintájára, azt kiegészítve hozták létre. A kettő különbsége, hogy az ügyfélkapu elsősorban magánszemélyekhez kapcsolódik, és csak személyükön keresztül azokhoz a cégekhez, amelyek ügyeit intézik, a cégkapu pedig – nevéhez méltón – a cégekhez kapcsolódik, és a cégek ügyeinek intézésére lesz alkalmas. Míg az ügyfélkapun az adóügyek mellett más magánjellegű hivatalos ügyeket is lehet intézni, például időpontot kérni igazolványok készítéséhez, a magánszemély adóbevallását benyújtani stb., a cégkapun a cégek intézhetik majd ügyeiket, tarthatják a kapcsolatot az állammal.
A cégkapu tehát valójában egy 300 MB-os ingyenes tárhely, amelyet a Nemzeti Infokommunikációs Zrt. (NISZ) biztosít a gazdálkodó szervezetek számára. Ez a tárhely biztonságos és hiteles, amely lehetővé teszi, hogy a hivatalos levelezés a postai szolgáltatások helyett elektronikusan, igazolhatóan történjen meg. Az ide érkező dokumentumokat kézbesítettnek tekintik majd.
Az elektronikus ügyintézést biztosító szervek lesznek többek között: az államigazgatási szervek, a helyi önkormányzatok, a bíróságok, az ügyészség, a közjegyzők, a bírósági végrehajtók, a köztestületek, a közüzemi szolgáltatók. Velük tehát a jövőben elektronikusan fogunk levelezni.
Regisztráció és bejelentés
Az első lépés a szolgáltatás igénybevételéhez a gazdálkodó szervezet regisztrálása a cégkapun. Ezt a cég képviselője, akinek önálló aláírási joga van, könnyen, gyorsan megteheti. Bonyolultabb a regisztráció, ha nem a vállalkozás képviselője, hanem annak meghatalmazottja teszi ezt meg, vagy esetleg együttes aláírásra jogosult több személy. Ilyenkor ügyfélkapus meghatalmazásra, elektronikusan hitelesített dokumentumokra lesz szükség. Tehát érdemes az egyszerűbb megoldást választani – ha ez lehetséges –, és az ügyvezetőnek magának rászánni néhány percet.
Regisztrálni a cegkapu.gov.hu oldalon lehet. A regisztráció menete:
- kiválasztja a regisztrálandó cég formáját,
- megadja a cég adószámát
- megadja a cégkapumegbízott e-mail címét, ő lesz jogosult majd az ügyintézők felvételére, törlésére, jogosultságaik beállítására
- a háttérben a rendszer ellenőrzi az adatokat a közhiteles nyilvántartásokban
- elmenti az adatokat, majd elektronikusan hitelesített visszaigazolást küld pdf-ben, amit le lehet tölteni.
A cégkapu által biztosított tárhelycímet nemcsak létre kell hozni, hanem be is kell jelenteni a Rendelkezési Nyilvántartásba. Ez azonban nem kíván plusz munkát, mert a cégkapu-regisztrációs program felajánlja a cégkapu bejelentését is. Alapértelmezett az a beállítás, hogy ki van pipálva az „Engedélyezem a leendő cégkapu cím RNY (Rendelkezési Nyilvántartás) rendszerbe történő bejelentését” jelölőnégyzet. Ha ezt így hagyjuk, további teendőnk nincs, a bejelentés a regisztrációval egyszerre, automatikusan megtörténik.
De mit is jelentettünk be ezzel? Az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló hivatalos elérhetőséget. Ez valójában a biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím, ami nem az e-mail cím, hanem a cégkapu által biztosított elektronikus tárhely maga.
Egy szervezet csak egy cégkapuval rendelkezhet. Egy cégkapu használatával a cég minden érdekeltje egy helyen férhet hozzá a szervezet hivatalos levelezéséhez, de a hozzáférést lehet majd adni a tényleges ügyintézőknek.
Bejelentésre kötelezettek
A belföldi székhellyel rendelkezői gazdasági tevékenységet folytató jogi személyiséggel nem rendelkező, belföldi székhelyű szervezeteknek kötelező a regisztráció és az elérhetőség bejelentése. Vagyis minden kft., bt., nyrt., zrt.-nek regisztrálnia kell, de ebbe a körbe tartoznak a szövetkezetek, az állami vállalatok, de a végrehajtói, közjegyzői, ügyvédi irodák is. A cégkapus regisztrációs kötelezettség ugyanakkor az egyéni vállalkozókra, egyéni ügyvédekre nem vonatkozik, ők továbbra is az ügyfélkapu szolgáltatással jogosultak az elektronikus kapcsolattartásra. A szabadalmi ügyvivők számára opcionális a cégkapu szolgáltatás igénybevétele.
Határidők
A regisztráció és a bejelentés határideje 2017. augusztus 30-a, de 2017. december 31-éig jogkövetkezmények nélkül teljesíthető. Vagyis van egy átmeneti felkészülési időszak, hogy mindenki teljesíthesse kötelességét. 2018. január 1-jétől viszont szankciókra számíthatnak azok, akik nem regisztráltak. Egyrészt, lemaradhatnak saját ügyek intézéséről, másrészt törvényességi felügyeleti eljárást (pénzbírságot, esetleg törlést) vagy hatósági ellenőrzést fognak velük szemben kezdeményezni.
Maga a tárhely-szolgáltatatás, vagyis a levelezés 2017. december 1-jén indul el, és 2018. január 1-jétől kötelező lesz az állammal való elektronikus kapcsolattartás, a hivatalos elérhetőségről történő dokumentumküldés és az azon történő fogadás.
A jövőben a gazdálkodó szervezeteknek nyilvántartásba vételüket vagy alapításukat követő 8 napon belül kell majd bejelentkezniük.
