E-információ, e-dokumentumok, személyre szabott online űrlapok, online kommunikáció – Elektronikus perek és online ügyintézés válthatja fel rövidesen a bíróságok és hivatalok eljárásrendjét – az elektronikus ügyintézésről szóló törvény legalábbis az ehhez vezető út egyik előszobája.
Az idén életbe lépett jogszabály a technikai fejlődéshez igyekszik felzárkóztatni az állami ügyintézési szolgáltatások teljes körét. Az internet korában, amikor az adminisztráció, a hivatalos ügyek intézése már nem igényli feltétlenül a személyes megjelenést és az online kommunikáció rohamosan terjed, az elektronikus eljárásokat bevezető jogszabály nem csak, hogy időszerű, de szükséges jogalkotói lépés. Ennek köszönhetően sok változást tapasztalhatunk majd a hivatali ügyintézésben, de a bírósági eljárásokban is, ahol a hagyományos papír alapú kapcsolattartást egyre inkább egy gyorsabb, hatékonyabb ügyintézési mód váltja fel.
Az elektronikus ügyintézés különböző szintjei az eEurope 2002 akciótervből ismertek, a jogszabály ennek megfelelően állapítja meg az egyes fejlettségi szinteket. Első szinten akkor áll az ügyintézés, ha elektronikusan történik az információnyújtás a felhasználók felé (pl. nyitvatartási időről tájékozódhatunk egy hivatal holnapján), második az elektronikusan letölthető dokumentumok biztosítása, harmadik lépcsőben megjelennek az on-line kitölthető űrlapok, míg negyedik lépcsőben a teljes ügymenet elektronikussá válik (beleértve az illeték lerovását is), végül az utolsó szint a perszonalizáció, amikor az adott kormányszervnek rendelkezésére állnak más adminisztratív bázisból az állampolgári adatok, így már személyre szabott űrlap érkezik az állampolgárhoz, s már nem kell a meglévő adatokat kitölteni.
A jogszabály célkitűzése egyrészről, hogy az elektronikus ügyintézést minél szélesebb körben kiterjessze, illetve, hogy jogi és technikai segítséget nyújtson az elektronikus ügyintézésre kötelezetteknek. Mindehhez bizonyos építőelemeket, ún. SZEÜSZ-ök-et (szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás) tesz elérhetővé, melyeket egy adott eljáráshoz sorrendbe téve egy önálló elektronikus eljárás építhető fel. A törvény ezen felül az elektronikus eljárásra kötelezett szervek közötti elektronikus kapcsolattartást is kiemelten szabályozza, mely szerint, ha valamely jogszabály a jövőben két szerv között egyeztetést, információátadást ír elő, akkor azt elektronikusan kell megtenni.
Nem titkolt cél ugyanakkor, hogy ez a jogszabály a SZEÜSZ építőelemekkel segíti az éppen előkészület alatt álló eljárási kódexnek a kapcsolattartásra vonatkozó rendelkezések kialakítását is. Fontos viszont, hogy a törvény nem mond ki önálló adatkezelési jogcímet, azaz minden adatkezelésnél az egyes vonatkozó ágazati szabályok irányadóak. Az új jogszabály csupán a „hogyan” kérdésre állapít meg új szabályokat, mellyel elektronikus útra tereli a kommunikációt.
Az elektronikus ügyintézéshez szükséges, hogy egy felügyeleti szerv összehangolja és kikényszerítse a tevékenységet az érintettektől, így ezt a feladatot a közigazgatási eljárások kapcsán már korábban létrehozott Elektronikus Ügyintézési Felügyelet látja el. A Felügyelet tevékenysége nem csak az új törvényben meghatározott koordinációs feladatokkal bővül, hanem a szankciók alkalmazási körével is. Az új jogszabály egy korábbi hiányt is pótol azzal, hogy általános háttérszabályként funkcionál az elektronikusan hiteles iratok papír alapú kiadmánnyá való alakításához. Az elektronikus dokumentumot kiállító szervnek ugyanis meg kell adni a lehetőséget arra, hogy saját e-dokumentumáról hiteles papír alapú másolatot állíthasson ki.
A törvény általános szabályokat tartalmazó részében egységes szabályozást alakít ki a közhatalmi eljárások és közszolgáltatások elektronikus eljárása tekintetében. Ennek alapján az állami, önkormányzati szervek, köztestületek, alapvető jogok biztosa, az igazságszolgáltatás szervei és a közüzemi szolgáltatók e törvény alapján lesznek kötelesek biztosítani az e-ügyintézést.
Az ügyfél – aki igen széles körben jelenti az eljárásban résztvevő személyeket – a közszférával kapcsolatos minden ügyét egy egységes felületen, azonos feltételek és logika mentén tudja majd intézni. A digitális ügyintézési tér tehát nem elkülönült weboldalakat és rendszereket fog jelenteni, hanem egyetlen nagy szolgáltatáscsomagot. A szabályozás ugyanakkor nem kívánja az egyes külön kialakított és már bejáratott e-ügyintézési módokat megszüntetni, hanem azokkal párhuzamosan hozná létre az új rendszert. A felügyeletet ellátó hatóság az elektronikus ügyintézést nyújtó szervekről nyilvántartást fog vezetni, mely adatbázisból bárki számára regisztráció, díjfizetés nélkül információt szolgáltat.
Garanciaként kerül bevezetésre ugyanakkor a technológiasemlegesség, mely szerint egyetlen szerv vagy jogszabály sem írhat elő a szolgáltatása használatához olyan technikai követelményt, amely az általánosságban rendelkezésre álló informatikai feltételektől több eszközt (hardver, szoftver) igényelne az ügyféltől. A jogszabály mentesíti egyúttal az ügyfelet hátrányos jogkövetkezményektől olyan esetben, ha önhibán kívül nem képes az elektronikus ügyintézést elvégezni. Fontos rendelkezés, hogy a természetes személyeknek az elektronikus ügyintézés egyelőre nem kötelező, pontosabban csak törvényi szinten lehet azt számukra kötelezővé tenni. Gazdálkodó szervezeteknek (vállalkozások, államháztartási és civil szervezetek..stb.) viszont minden esetben kötelező lesz az e-ügyintézés, amikor arra lehetőség van. Gazdálkodó szervezetek az ügyintézéshez szükséges díjat elektronikusan kell megfizetniük, mely teljesíthető számláról átutalással, bankkártyával, illetve az elektronikus fizetési és elszámolási rendszeren keresztül történő átutalással, egyszerűsített elektronikus fizetéssel vagy POS terminállal való bankkártyás fizetéssel.
A jogszabály kifejezetten előírja, hogy az ügyfél számára biztosítani kell az e-ügyintézést, ennek érdekében a szerveknek az erre alkalmas informatikai rendszert kell működtetni, és kifejezetten ügyfélbarát megoldásokra kell törekedni. A formanyomtatványok alkalmazása és az interaktív segédletek kifejezetten támogatott megoldások. A jogszabály biztosítja az automatizált döntéshozatali eljárást is, ha olyan ügyről van szó, amely mérlegelést nem igényel, és a döntéshez a szükséges információk már az ügy elején rendelkezésre állnak.
A kapcsolattartás módja körében a törvény olyan feltételeket is meghatároz, melyek alkalmazásával az egyes joghatások megegyeznek majd az írásban vagy szóban tett nyilatkozatok, közlések hatályával. A hangkapcsolatot biztosító elektronikus úton tett nyilatkozat joghatása például megegyezik a szóban tett nyilatkozatéval.
A kapcsolattartás során az e-ügyintézést nyújtó szerveknek honlapjukon közzé kell tenni elérhetőségüket és biztonságos kézbesítési szolgáltatás útján küldemények fogadását, s legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumok feldolgozását kell biztosítani.
Előírás ugyanakkor, hogy a gazdálkodó szervezetnek rendelkeznie kell olyan elektronikus elérhetőséggel, ahol az e-ügyintézésről szóló törvény által előírt ügyekben a biztonságos kézbesítésnek megfelelően kommunikál, azaz egyértelműen azonosítható, hogy az elérhetőség a gazdálkodó szervezeté, alkalmas a küldés és fogadás időpontjának azonosítására, az átvevő személyének azonosítására, a dokumentum sérthetetlenségét is biztosítja és kezeli a sikertelen kézbesítéseket is. Magánszemélyek esetében a hivatalos értesítési cím megadása továbbra sem kötelező, csupán lehetőség, azonban ha az ügyintéző szerv számára ismert az ügyfél elektronikus címe, akkor megkísérelheti vele felvenni azon a kapcsolatot.
Az új törvény tehát nem csak az ügyfelek, hanem az érintett szervek adminisztratív terheinek csökkentésére is törekszik, s legáltalánosabb célja, hogy a közfeladatot ellátó szerveket rákényszerítse, hogy amit csak lehet, azt az ügyfelek szükségtelen beavatkozása, terhelése nélkül, egymással együttműködve intézzenek el. A jogszabályban előírtak megvalósításához azonban még számos feladat vár mind a jogalkotásra, mind az e-ügyintézésben érintett hatóságokra, hivatalokra. Fontos azonban, hogy – ahogyan arról a bíróság is tájékoztatót tett közzé honlapján – a polgári perekben és törvényi rendelkezés alapján más polgári eljárásokban, valamint a közigazgatási és munkaügyi perekben 2016. január 01. napjától 2016. június 30. napjáig választható, míg 2016. július 01. napjától kötelező a bírósággal való elektronikus kapcsolattartás a jogi képviselővel eljáró felek, a gazdálkodó szervezetek, valamint a közigazgatási szervek számára.
