A személyi jövedelemadó törvény az üzemanyag-költség elszámolására kétféle lehetőséget ad.
Az egyik az üzemanyag-vásárlást igazoló számla ellenében történő elszámolás, a másik az APEH által, az adott negyedévre közzétett üzemanyagár alkalmazása.
E módszerek tehát az üzemanyagárra vonatkoznak, ugyanis mindkét módszernél közös szabály, hogy a norma szerinti üzemanyag-mennyiség figyelembevételével kell az üzemanyag-költséget elszámolni.
Fontos lehetőség, hogy az üzemanyag elszámolásának meghatározására vonatkozó döntését a magánszemély negyedévenként megváltoztathatja, vagyis az év eleji döntése nincs kötve az adóév egészére.
Az üzemanyagár képzéssel, valamint az üzemanyagár-változás közzétételével korábban az Alkotmánybíróság is foglalkozott és a határozata alkotmányellenesnek minősítette azt a gyakorlatot, amikor az APEH az akkor hatályos törvény alapján csak a MOL kutak árainak figyelembe vételével, utólag tett közzé az alkalmazható üzemanyagárakat. Az AB döntés következtében módosították a személyi jövedelemadóról szóló törvény idevonatkozó rendelkezéseit.
Az APEH a közzétett üzemanyagárat az előző adóévben nagy forgalmat bonyolító három üzemanyag forgalmazó cég által alkalmazott a negyedévet megelőző hó 15. napján érvényes üzemanyagár számtani átlagának egy forinttal növelt összegével állapítja meg.
Az APEH a negyedévet megelőző hó 25-éig teszi közzé az üzemanyagárakat. Az árváltozásra tekintettel az üzemanyagár ismételt közzétételére az adóhatóság csak akkor kötelezett a negyedéven belül, ha az áremelkedést törvény vagy kormányrendelet változása okozza.
Az üzemanyag fogyasztáson felül a jármű fenntartásával kapcsolatos egyéb költségek is kétféle módon számolhatók el.
Amennyiben a munkáltató az egyéb fenntartási költségekre kilométerenként 3 forintot ad, akkor a dolgozónak az egyéb költségeit nem kell igazolnia. Abban az esetben, ha 3 forintnál többet ad, akkor a dolgozó nyilatkozhat úgy a munkáltató felé, hogy a felettes részt jövedelmének tekinti, de nyilatkozhat úgy is, hogy az üzemanyagköltségen felüli további költségeit a hivatali és a magáncélú utak arányában bizonylatok alapján számolja el.
Ez a nyilatkozata azzal is jár, hogy az adóévben a hivatali célból megtett utakról vezetnie kell az útnyilvántartást, amelybe a kilométeróra év eleji és év végi állását is fel kell jegyezni abból a célból, hogy a hivatali és a magáncélból megtett utak aránya megállapítható legyen.
Mindez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a munkavállaló esetében a kapott költségtérítést olyan bevételnek kell tekinteni, amellyel szemben a jogszabályban elismert összeg bizonylat nélkül levonható és a felettes rész bérjövedelem, vagy a magánszemély a kapott költségtérítés összegével szemben az éves adóbevallása benyújtásakor a hivatali és a magáncélú utak arányában számolja el a fenntartási költségeit. Az előzőekből következik tehát, hogy a személyi jövedelemadóról szóló törvény nem írja elő, hogy a munkáltató milyen összeget téríthet meg az egyéb költségek fedezetére, csupán a kiadások költségkémi elszámolásának lehetőségét szabályozza.
A jogszabályban meghatározott, elismert összeg (a 60/1992 (IV.1) kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma és az APEH által közzétett üzemanyagár alapján számított üzemanyagköltség és kilométerenként 3 forint személygépkocsi normaköltség.), ha azt kiküldetési rendelvény alapján fizeti ki a munkáltató, adózás szempontjából nem minősül bevételnek.
