Az elektronikus kézbesítés lényege, hogy az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltatón (ÁEKSZ) keresztül szabályszerűen kézbesített iratokhoz a különböző jogszabályokban meghatározott joghatás fűződik.
2010. január 1. napját követően lehetővé válik a hivatalos iratok elektronikus kézbesítése a polgári, a büntető, a közigazgatási és más hatósági eljárásokban. Hivatalos iratnak kell tekinteni azt az elektronikus okiratot és adatállományt, amelyet bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság, az ügyfél részére, elektronikusan kézbesíttet, továbbá amelyet a hatóságok eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hatóság részére. Az elektronikus tértivevény olyan közokirat, amely alapján a feladó hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat a küldemény átvételéről és annak időpontjáról.
A feladó és a címzett között a postás szerepét – illeték-, díjfizetés és költségtérítés nélkül – az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltató (ÁEKSZ) tölti be, mely a feladó által kézbesíttetni kívánt hivatalos iratokat a címzett részére kézbesíti és a kézbesítés megtörténtét – hitelt érdemlő módon (pl. elektronikus tértivevénnyel vagy visszaigazolással) – a feladó, illetve a címzett számára igazolja. E célból elektronikus kézbesítési tárhelyet tart fenn, amelyhez a feladónak és a címzettnek hozzáférést biztosít. Amennyiben a feladó az ÁEKSZ kulcstárában – külön eljárás keretében – saját nyilvános titkosító kulcsát elhelyezte, akkor az ÁEKSZ szavatolja a továbbított iratok sértetlenségét és azt, hogy a küldeményt csak a címzett ismerheti meg (ellenkező esetben csak az üzenet változatlanságát, illetve a címzetthez történő eljuttatását).
Az egyes iratok kézbesíttetésére – természetes személy esetében – ügyfélkapun belépve, elektronikus formanyomtatványon nyílik lehetőség. Az elektronikus úton benyújtott hivatalos irat a természetes személy utaló magatartása arra vonatkozóan, hogy az eljárásban vállalja az elektronikus kézbesítést, továbbá azt, hogy beadványait kizárólag elektronikus úton nyújtja be. Az ÁEKSZ az irat befogadásáról visszaigazolást küld a feladó részére. A visszaigazolás közokirat: a visszaigazolásban megjelölt időpontban a hivatalos iratot a címzett hatósághoz megérkezettnek kell tekinteni.
A hatóság az elektronikusan kézbesíteni rendelt hivatalos iratát a hivatali kapun keresztül kézbesítteti. A kézbesítés akkor szabályszerű, ha a címzett ügyfélkapuján belépve egy – az iratra mutató – internetes hivatkozást megnyit. Ekkor az ÁEKSZ az automatikusan létrejött elektronikus tértivevényt a feladó tárhelyére visszaküldi és a hivatalos irat a címzett számára letölthetővé válik (akár saját számítógépére is). A címzett e-mail címére haladéktalanul értesítést kap, hogy az irat a kézbesítési tárhelyére megérkezett. Amennyiben a címzett a küldeményt a tárhelyen történő elhelyezését követő ötödik munkanapon sem veszi át, akkor az iratot az ezt követő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni (kézbesítési vélelem). A kézbesítési vélelem beálltáról a címzettet és a feladót az ÁEKSZ automatikusan és elektronikusan tájékoztatja. A kézbesítési vélelem alapján a hivatalos irat annak elhelyezésétől számított harminc napig a címzett ideiglenes tárhelyén marad, azt követően onnan automatikusan törlődik.
Az eljárás során, természetes személy esetében lehetőség van – indokolt kérelem alapján egy alkalommal vagy, ha az ÁEKSZ a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni – a papír alapú kézbesítésre történő áttérésre. Ha a hatóság hozzájárul a papír alapú kézbesítéshez, abban az eljárásban nem lehet visszatérni az elektronikus kézbesítésre.
Az új szabályozás kihat – többek között – a polgári perrendtartásról szóló törvényünkre is: 2011. július 1. napjától a Pp. az „ELEKTRONIKUS KOMMUNIKÁCIÓ A POLGÁRI PERBEN” fejezetcímmel egészül ki. Ekkortól – amennyiben a fél jogi képviselővel jár el – a keresetlevelet és minden egyéb beadványt, okirati bizonyítékot a jogi képviselő kizárólag elektronikusan nyújthatja be a bírósághoz, és a bíróság is valamennyi hivatalos iratot elektronikusan kézbesíti a jogi képviselő részére. A bizonyítás során – ha a szakértő a szakértői névjegyzék adatai alapján az elektronikus kézbesítést vállalta – a hivatalos és egyéb iratokat (így a szakvéleményt is) elektronikusan kézbesíti a bíróság részére, és a bíróság is valamennyi hivatalos iratot elektronikusan kézbesíti a szakértőnek. Ebben az esetben a bíróság papír alapon vagy egyéb adathordozón csak akkor bocsátja a szakértő rendelkezésére a hivatalos irat mellékletét, ha annak nagy mennyisége miatt a digitalizálás aránytalan nehézséggel járna, vagy ha a papír alapú okirat valódisága vitás.
Az elektronikus kézbesítés szabályozásának érdekessége, hogy a közokirat kiállítására jogosult feladó által, az ÁEKSZ-n keresztül kézbesíttetett hivatalos irat – minősített elektronikus aláírás nélkül is – elektronikus közokiratnak, a – nem hatóság – feladó elektronikusan, az ÁEKSZ-n keresztül kézbesített, minősített elektronikus aláírás nélküli hivatalos irata pedig teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül.
